公司离职后档案在自己手里怎么办?
离职后保留个人档案对于职场人士来说显得尤为重要。但若是公司将个人档案归档,如何拿回自己的档案?更甚者,若是档案"死亡"(档案因种种原因无法访问),如何进行激活?本文将介绍如何管理个人档案及档案激活的流程与机构。
死档案激活的流程
档案因各种原因(公司倒闭、文件遗失、不可读、技术原因等)被认为是"死档案"。但只要掌握正确的激活方法,死档案照样可以被"起死回生"。
必须核实档案是否已"死亡"。若档案遗失,可向人事部门查询档案是否被转存;若档案因技术原因而无法访问,可咨询技术人员确认原因并进行修复。如已确认档案死亡,则需进行死档案激活流程:
1. 图像转换
对于老旧的纸质档案,可将其扫描成电子版档案,方便长期保存。图像转换应征得档案所在单位的授权,可自己做也可以找专业机构来进行处理。建议将档案转换成PDF格式,以保证档案完整性。
2. 数据提取
对于已经数字化存储的档案,若已无法访问,则需进行数据提取。可使用数据恢复软件,或向专业机构求助。数据提取成功后,需要进行格式转换,使其能被常用软件打开。
3. 数据补全
若档案缺失部分内容,需进行数据补全,包括查找同事证实或寻求档案所在单位协助补全。需要注意的是,不能随意涂改档案,以免对后期使用造成影响。
4. 数据归档
激活成功后,需将档案归档,以便长期保存与查阅。归档应妥善保管,应做好防火、防潮、防盗等措施。
可靠的激活机构
对于普通人而言,档案的激活往往需要专业机构的帮助。在选择机构时,应注意以下几点:
1. 可靠性
机构应具备相关资质证书,有良好的信誉和口碑。可以通过互联网、媒体等途径了解机构的信誉情况。
2. 专业性
机构需要有丰富的经验和专业技术,能有效解决死档案的激活问题。这需要对机构的业务能力进行评估。
3. 效率
激活死档案的时间紧迫,因此机构需要具备快速解决问题的能力。可以通过了解机构的服务流程、服务时间和客户评价等方式来评估机构的效率。
结论
人事档案对于职场人士来说是极其重要的资料,可以为他们的职业发展提供重要的证明材料。但档案的管理和激活也需要足够的专业知识和技巧。希望本文能为读者提供某些方面的帮助,让他们面对失去的人事档案时,不再手足无措。
